Agora com Nf-e é preciso um armazenamento seguro. A regra é clara em relação à nota fiscal eletrônica. A partir de agora, quando um fiscal visitar sua empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que deverão ser armazenados por cinco anos em formato XML.
É preciso se dar conta da responsabilidade de guardar os documentos digitais por tempo determinado. No caso da NF-e, considerando o impacto negativo nos negócios caso não haja armazenamento apropriado e arquivos venham a ser corrompidos, os prejuízos podem ser incalculáveis.
O arquivamento digital merece mais atenção por parte da empresa. Fazer backup dessas informações em CD, DVD ou pendrive não é o suficiente, já que daqui a cinco anos essas mídias estarão obsoletas. Sem mencionar os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como enchentes, incêndios, furtos, desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.
O maior risco para a empresa é ignorar a fragilidade interna e os benefícios de poder contar com um data center terceirizado. Depois de investir na implantação da NF-e e superar a fase de adaptação, é hora de se preocupar com um sistema de manutenção e armazenamento de dados à altura, não pondo em risco todo o processo fiscal da empresa.
Oferecer capacidade de manutenção em tempo integral, recuperação imediata em caso de falha, back up e restore otimizados, é uma questão de sobrevivência.
Portanto um data center específico para armazenagem automatizada das notas fiscais eletrônicas (NF-e). Download dos arquivos, a ferramenta permite a transmissão automática do arquivo em formato XML, armazenando o documento com garantia de backup.